Die Routine frisst die Zeit, die Ihnen fehlt

Mehr Personal? Bei dem Fachkräftemangel selten eine Option. Trotzdem läuft das Postfach über — Bescheide auslesen, Mandantenmails beantworten, Fristen im Blick behalten, jeden Tag aufs Neue. Diese Routine frisst genau die Zeit, die für die eigentliche Beratung fehlt.

Postfachpilot übernimmt die Routine

Postfachpilot läuft im Hintergrund Ihres Outlook-Postfachs und bereitet genau diese Arbeit vor — Bescheide, Mandantenmails, Fristen. Alles landet als Entwurf bei Ihnen; versendet wird nichts ohne Ihre Freigabe. Kein Software-Wechsel, keine neue Oberfläche.

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Bescheide aufbereiten

Eingehende Finanzamts-Bescheide werden per OCR ausgelesen, dem richtigen Mandanten zugeordnet und in ein fertiges Anschreiben überführt. Sie prüfen den Entwurf und geben frei.

Mandantenmails vorbeantwortet

Anfragen zu Belegen, Terminen und Rückfragen werden analysiert und mit einem passenden Antwort-Entwurf versehen. Routine landet vorbereitet in Ihrem Postfach — statt auf Ihrer To-do-Liste.

Fristen im Blick

Postfachpilot erkennt Fristen in eingehender Post und erinnert gestaffelt, bevor es eng wird. Kein Termin geht im Posteingang unter.

Sicherheit

Postfachpilot erstellt ausschließlich Entwürfe — versendet wird nie etwas ohne Ihre Freigabe. Die Verarbeitung läuft auf Servern innerhalb der EU. Für die Zusammenarbeit schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab, und die Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB ist vertraglich abgebildet. Die Dokumentation orientiert sich an der Muster-KI-Anwendungsrichtlinie des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV). Ihre Mandantendaten bleiben dort, wo sie hingehören.

Artevana Tax StbG mbH
Berlin

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Impressum
Angaben gemäß § 5 DDG
Moritz Neudel
Formivio UG
Postfachpilot
Steinwiesenweg 12
86938 Schondorf am Ammersee
Deutschland
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E-Mail: [email protected]
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a UStG:
DE458158900
Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 MStV:
Moritz Neudel (Anschrift wie oben)

Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Moritz Neudel
Steinwiesenweg 12, 86938 Schondorf am Ammersee, Deutschland
E-Mail: [email protected]
2. Allgemeine Hinweise
Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und behandeln sie vertraulich sowie entsprechend der DSGVO und dieser Datenschutzerklärung. Beim Besuch dieser Website werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Nachfolgend erläutern wir, welche Daten wir erheben und wofür.
3. Hosting (Carrd)
Diese Website wird bei Carrd, Inc., 231 Public Square Suite 300 PMB 12, Franklin, TN 37064, USA, gehostet. Beim Aufruf der Website erfasst der Anbieter automatisch technische Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und stabilen Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Carrd ist ein US-amerikanischer Anbieter; dabei können Daten in die USA übertragen werden. Für die USA besteht nach Auffassung des EuGH kein generell angemessenes Datenschutzniveau; ein Zugriff durch US-Behörden kann nicht ausgeschlossen werden. Die Übermittlung stützt sich, soweit anwendbar, auf geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework).
4. Terminbuchung (Calendly)
Für die Buchung von Gesprächsterminen nutzen wir Calendly (Calendly LLC, USA). Bei einer Buchung werden die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Terminwunsch) an Calendly übermittelt und dort verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f. Auch hier kann eine Übermittlung in die USA erfolgen (siehe Ziff. 3).
5. Kontaktaufnahme per E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Inhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
6. SSL-/TLS-Verschlüsselung
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung, erkennbar am „https://" in der Adresszeile.
7. Keine Analyse- und Tracking-Tools
Diese Website verwendet keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken und keine Tracking-Tools.
8. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.
Stand: Juni 2026

Hier ein Muster/Entwurf als Arbeitsgrundlage — auf Postfachpilot zugeschnitten (B2B, Draft-only, AVV-Verweis). Ehrlich und deutlich: AGB sind von den drei Dokumenten das rechtlich heikelste, vor allem die Haftungsklausel (falsch formuliert sind Klauseln nach § 307 BGB unwirksam, auch im B2B). Nimm das als Basis und lass es von Rebecca finalisieren, bevor du es bindend einsetzt. Ich bin kein Anwalt.Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) – Postfachpilot
§ 1 Geltungsbereich
(1) Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung des Dienstes „Postfachpilot" zwischen Moritz Neudel, Steinwiesenweg 12, 86938 Schondorf am Ammersee (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden.
(2) Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Steuerkanzleien. Verbraucher sind von der Nutzung ausgeschlossen.
(3) Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihnen in Textform zustimmt.
§ 2 Vertragsgegenstand / Leistungsbeschreibung
(1) Postfachpilot ist ein softwaregestützter Assistenzdienst, der eingehende E-Mails und Dokumente im Postfach des Kunden (z. B. Microsoft Outlook) automatisiert verarbeitet und daraus Entwürfe erstellt – insbesondere Auslesen und Zuordnen von Bescheiden, Vorbereiten von Antwort-Entwürfen auf Mandantennachrichten sowie Erkennung und Überwachung von Fristen.
(2) Der Dienst arbeitet ausschließlich vorbereitend. Es werden keine Nachrichten ohne ausdrückliche Freigabe des Kunden versendet (Draft-only, Human-in-the-Loop). Prüfung, Freigabe und Versand obliegen allein dem Kunden.
(3) Postfachpilot erbringt keine Steuer-, Rechts- oder sonstige Beratung. Die erstellten Entwürfe ersetzen keine fachliche Prüfung. Die fachliche und berufsrechtliche Verantwortung für alle Inhalte, Entscheidungen und versandten Nachrichten verbleibt vollständig beim Kunden.
§ 3 Vertragsschluss
Der Vertrag kommt durch Annahme des Angebots des Anbieters durch den Kunden zustande (z. B. per E-Mail, Auftragsbestätigung oder durch Freischaltung des Dienstes).
§ 4 Leistungserbringung und Verfügbarkeit
(1) Der Anbieter stellt den Dienst nach dem jeweiligen Stand der Technik bereit, schuldet jedoch keine ununterbrochene Verfügbarkeit.
(2) Wartungsarbeiten, Störungen bei Drittanbietern (z. B. Microsoft, Hosting) oder höhere Gewalt können zu vorübergehenden Einschränkungen führen.
§ 5 Pflichten und Mitwirkung des Kunden
(1) Der Kunde stellt die für die Anbindung erforderlichen Zugänge (z. B. zum E-Mail-Postfach) bereit und hält seine Zugangsdaten geheim.
(2) Der Kunde ist verpflichtet, jeden von Postfachpilot erstellten Entwurf vor Freigabe und Versand inhaltlich zu prüfen.
(3) Der Kunde bleibt für die Einhaltung seiner eigenen datenschutz- und berufsrechtlichen Pflichten (insbesondere DSGVO, § 203 StGB, Steuergeheimnis) verantwortlich.
§ 6 Datenschutz / Auftragsverarbeitung
(1) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Der Kunde ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher.
(2) Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der EU.
§ 7 Vergütung und Zahlung
(1) Die Vergütung richtet sich nach der bei Vertragsschluss getroffenen Preisvereinbarung und ist [monatlich im Voraus] fällig.
(2) Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen.
(3) Alle Preise verstehen sich [zzgl./inkl.] der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit anwendbar.
§ 8 Laufzeit und Kündigung
(1) Der Vertrag läuft auf [unbestimmte Zeit] und kann von beiden Parteien mit einer Frist von [einem Monat zum Monatsende] gekündigt werden.
(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
(3) Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail).
§ 9 Haftung
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.
(3) Eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Verwendbarkeit der automatisiert erstellten Entwürfe ist ausgeschlossen; die Prüf- und Freigabepflicht liegt beim Kunden (§ 2, § 5).
(4) Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
§ 10 Geheimhaltung
Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der anderen Partei vertraulich. Die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht des Kunden bleibt unberührt.
§ 11 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
(2) Gerichtsstand ist, soweit zulässig, der Sitz des Anbieters.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.
(4) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.
Stand: Juni 2026